Treinamento de terceiros e prestadores

Quem responde pelo treinamento do terceiro

A capacitação de um trabalhador é obrigação de quem o emprega. Se o soldador é da empresa prestadora, é ela que precisa capacitá-lo e comprovar. Até aí, a divisão é simples.

O que confunde é a segunda parte: a contratante não sai da história. Ela responde por permitir que a atividade seja executada na área dela e é cobrada quando algo acontece lá dentro. Na prática, isso significa que conferir os comprovantes deixa de ser zelo opcional e vira parte do processo de contratação, como conferir documento fiscal.

E há uma parcela que é sua de qualquer forma: a capacitação sobre os riscos da sua área, os seus procedimentos e o seu plano de emergência. Ninguém de fora consegue dar isso, porque é sobre o seu ambiente.

O que precisa estar no contrato

Exigência que não está escrita não é exigível na hora em que interessa. O mínimo:

• A lista de capacitações exigidas para as atividades que aquele prestador vai executar, e não uma cláusula genérica de "cumprir as normas aplicáveis".
• O formato do comprovante: carga horária, conteúdo programático, validade, responsáveis identificados e meio de verificação.
• O momento: antes do início da atividade, e de novo a cada troca de pessoa na equipe alocada.
• O direito de conferir a autenticidade junto ao emissor, e de recusar acesso enquanto o comprovante não vier.
• Quem avisa quando vence, e em quanto tempo o prestador precisa reapresentar.

A última linha é a que costuma faltar, e é a que mais dói: contrato longo, com o mesmo prestador há dois anos, e comprovantes que venceram silenciosamente no meio do caminho.

A conferência na entrada

Conferência que depende do bom senso de quem está na portaria não acontece. Ela precisa ser uma verificação curta e sempre igual:

1. O documento cobre a atividade que essa pessoa vai executar aqui? Certificado de outra atividade não vale, por melhor que seja.
2. Traz carga horária e conteúdo programático?
3. A data está dentro da validade, contada da conclusão?
4. Tem responsável técnico identificado?
5. Existe meio de verificação? Se sim, use na hora: leva segundos.

O achado mais comum nessa conferência não é falsificação: é certificado incompleto, sem conteúdo programático ou sem responsável, justamente na atividade de maior risco. Esse é um problema resolvível com uma conversa, desde que apareça antes de a pessoa subir no andaime.

O controle de validade, que é o que falha

Quase toda empresa consegue conferir o comprovante na entrada. Quase nenhuma consegue perceber que ele venceu oito meses depois, com o mesmo prestador trabalhando todos os dias no mesmo lugar.

O motivo é simples: os PDFs foram para uma pasta compartilhada, e pasta não avisa ninguém. O controle precisa ser o mesmo dos colaboradores próprios, isto é, registrar a data de conclusão original de cada comprovante e deixar o sistema calcular o vencimento e avisar antes.

No TreinaEdu, isso é feito com o prestador organizado como grupo: cada empresa terceira vira um grupo com as pessoas dela, os comprovantes entram com a data original, e o painel de vencimentos passa a mostrar próprios e terceiros lado a lado. Para quem gerencia muitos contratos, o modo consultoria isola cada cliente num painel separado.

Quando vale treinar você mesmo

Há três situações em que sai mais barato e mais seguro a contratante ministrar o treinamento, em vez de cobrar comprovante:

• Integração de área: riscos, procedimentos e emergência do seu ambiente. É sua por natureza.
• Procedimento específico seu: quando a forma de executar é definida pela sua empresa, treinar por conta evita divergência entre equipes.
• Alta rotatividade no prestador: quando as pessoas trocam toda semana, conferir comprovante um a um custa mais do que dar um treinamento curto e padronizado na entrada.

Nesses casos, o prestador continua responsável pelas capacitações de atividade do pessoal dele. O que você assume é o que só você pode ensinar, e o registro disso fica com você, que é quem vai precisar apresentá-lo.