Como montar o plano anual de treinamento

As duas fontes do plano

Plano anual não se escreve numa folha em branco, e essa é a primeira causa de plano ruim. Ele tem duas fontes, e as duas já existem antes de a reunião de planejamento começar:

• A matriz por função, que diz o que é obrigatório e quando vence. Essa parte não é escolha: é calendário.
• As prioridades do negócio para o ano, que dizem o que é estratégico: uma operação nova, uma certificação a obter, um problema recorrente que a liderança quer resolver.

Um plano montado só da segunda fonte ignora datas marcadas por norma. Montado só da primeira, vira lista de obrigações e a área nunca entrega nada além do mínimo. Os dois juntos é que dão um plano.

Os cinco passos

1. Puxe os vencimentos do período. Quem vence em cada mês, por função e unidade. São os itens com data imposta, e eles ocupam o calendário primeiro.
2. Some o que é estratégico, com o problema ao lado. Cada item eletivo entra com uma frase dizendo o que ele resolve. Item sem problema declarado é o primeiro a cair em março, e melhor que caia agora.
3. Estime a carga real de cada item. Horas de quem produz mais horas de quem assiste. A segunda parcela é a que a operação sente, e a que costuma não ser contada.
4. Distribua no calendário evitando os picos da operação. Safra, inventário, fechamento, alta temporada. Treinamento marcado no pico é treinamento remarcado.
5. Defina como cada item será medido, antes de começar. Medida escolhida depois tende a ser a que ficou boa.

A folga que faz o plano sobreviver

Reserve de 20% a 30% da capacidade sem alocar. Não é margem de conforto: é a parcela que vai ser consumida pelo que ninguém previu, e que aparece todo ano de alguma forma. Norma que muda, incidente que exige reciclagem antecipada, cliente novo que exige capacitação específica, auditoria marcada de repente, operação nova.

Plano que ocupa 100% da capacidade em janeiro não sobrevive a fevereiro, e o efeito colateral é pior do que o atraso: quando tudo escorrega, a área perde a credibilidade do plano inteiro, inclusive da parte obrigatória, que era a que não podia escorregar.

Como medir sem inventar indicador

Três níveis de medição, e a maior parte dos itens para no primeiro, o que está certo:

Forçar o terceiro nível em todos os itens desgasta o programa e produz medida inventada. Escolha dois ou três treinamentos do ano para medir efeito, e meça bem.

A revisão trimestral

Meia hora por trimestre, com três perguntas:

1. O que estava previsto e não aconteceu? Remarcar ou tirar, e decidir agora.
2. O que apareceu e não estava no plano? É aqui que a folga é gasta, com registro.
3. A exposição diminuiu? Menos gente com treinamento vencido do que no trimestre anterior. Se não diminuiu, o plano está cumprindo o calendário e não o objetivo.

A terceira pergunta é a que importa e a mais fácil de responder quando a situação de cada pessoa é calculada a partir dos certificados, e não digitada numa planilha que alguém precisa lembrar de atualizar.